【Word10分講座】ワード管理に欠かせないフォルダについて

こんにちは。愛知県岡崎市の元システムエンジニア　さくらです。当ブログでは毎回10分程度、Word2019の講座を行なっています。今回は『ワード管理に欠かせないフォルダ』についてお話します。

ワードに関わらず、パソコン上では色々なファイルを保存・管理します。そのファイルを上手に管理する為に、”フォルダ“は欠かせない存在なのです。

 

フォルダについて

“フォルダ“とは、ファイルを保存する箱のことを指します。フォルダは、別名”ディレクトリ“とも呼ばれています。

目的

フォルダの目的は、ファイルがどんどん増えるとまとまりがつかなくなるので、フォルダ毎に分類してファイルを収納し、ファイルの整理・管理を手助けしてくれます。

フォルダとファイルの違い

ファイルはパソコンに保存されているデータそのものであり、フォルダはファイルを収納するための”箱“のようなものです。

フォルダをデスクトップに作成する

1. デスクトップ、またはフォルダ内の何もない場所で右クリックします。
2. 一覧が表示されたら、新規作成にマウスポインタを合わし、フォルダを選択します。
3. デスクトップ上に”新しいフォルダー“が作成されます。

フォルダ名を変更する

新規にフォルダを作成した場合、”新しいフォルダー“という名称になっています。なので、フォルダ名から保管しているファイルの種類が理解できるように、任意の名称に変更していきます。

1. フォルダのうえにマウスポインタを合わせ、（右）クリックします。
2. 一覧が表示されたら”名前の変更“をクリックし、任意の名前を入力すれば完了です。

「フォルダ」について、最後に

ファイルを整理・整頓する上で、フォルダは欠かせない存在です。特にフォルダは階層化（フォルダ内にフォルダを作成）することで、より効果的に整理・整頓することができます。階層化する場合、フォルダ名にあるルールを決めておくことをお勧めします。

ルール例として、第一階層に作成した年(2020年や2021など)、第二階層に作成した月(4月や5月など)とルールを決めておけば、何年何月の資料を探すことが容易になります。

是非、自分オリジナルの階層化ルールを決め、ファイルを上手に整理・整頓してください。